Jak sprawdzić firmę, zanim zapłacisz: KRS, biała lista VAT, REGON i CEIDG krok po kroku

Zacznij od NIP

NIP to dziesięć cyfr i jedyny identyfikator, który łączy wszystkie rejestry. Firma ma obowiązek podawać go na fakturach, w regulaminie sklepu i zwykle w stopce strony. Jeśli nie możesz go znaleźć ani otrzymać na prośbę, to pierwszy sygnał ostrzegawczy.

NIP ma sumę kontrolną, więc losowy ciąg cyfr da się odrzucić od razu. Zerkacz sprawdza ją, zanim zapyta rejestry.

Biała lista VAT: czy firma jest czynnym podatnikiem

Wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów pokazuje status („podatnik VAT czynny", „podatnik VAT zwolniony" albo podmiot niezarejestrowany lub wykreślony), datę rejestracji i zgłoszone firmowe rachunki rozliczeniowe (prywatny ROR jednoosobowej działalności w wykazie nie występuje). Dla firm ma to skutki podatkowe: jeśli jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł (bez względu na liczbę płatności), zapłata na rachunek spoza wykazu oznacza brak kosztu uzyskania przychodu i solidarną odpowiedzialność za VAT kontrahenta, chyba że w ciągu 7 dni złoży się zawiadomienie ZAW-NR albo zapłaci w split payment. Dla konsumenta to prosty test, czy podmiot w ogóle rozlicza się z fiskusem.

Zwróć uwagę na datę: firma zarejestrowana kilka tygodni temu, która sprzedaje „ostatnie sztuki" drogiej elektroniki, zasługuje na dodatkową ostrożność.

KRS: spółki, zarząd, kapitał

Krajowy Rejestr Sądowy obejmuje spółki (z o.o., akcyjne, komandytowe i inne), fundacje i stowarzyszenia. Z odpisu odczytasz datę rejestracji, w spółkach kapitałowych wysokość kapitału zakładowego, a w każdej spółce sposób reprezentacji i organ do niej uprawniony (zarząd, a w spółkach osobowych wspólnicy). Sprawdź, czy osoba, która podpisuje z Tobą umowę, w ogóle występuje w rejestrze.

W dziale ze sprawozdaniami finansowymi zobaczysz, czy spółka składa je regularnie. Brak sprawozdań przez kilka lat u działającej spółki to sygnał, nie wyrok, ale warto go zauważyć.

CEIDG: jednoosobowe działalności

Większość drobnych wykonawców, sklepów internetowych i usługodawców to jednoosobowe działalności gospodarcze, których nie ma w KRS. Znajdziesz je w CEIDG: status (aktywna, zawieszona, wykreślona), datę rozpoczęcia i adres do doręczeń.

Zawieszona firma nie może wykonywać bieżącej działalności ani przyjmować nowych zleceń (może jedynie np. przyjmować należności sprzed zawieszenia). „Wykreślona" oznacza, że firma formalnie nie istnieje, choć strona internetowa może wciąż działać.

REGON: PKD i dane statystyczne

Rejestr GUS uzupełnia obraz o kody PKD, czyli deklarowany zakres działalności. Firma remontowa, której główne PKD to handel odzieżą, nie musi być oszustwem, ale pytanie o to jest uzasadnione.

Czego rejestry nie powiedzą

Rejestry potwierdzają istnienie i status formalny. Nie mówią, czy firma jest rzetelna, czy dowozi na czas i czy ma zadowolonych klientów. Zła firma może mieć porządne wpisy, a solidny rzemieślnik może mieć zawieszoną działalność przez przeoczenie.

Dlatego traktuj wynik jako fakty do zestawienia z resztą: opiniami w niezależnych miejscach, formą płatności, umową na piśmie. Zerkacz pokazuje fakty z rejestrów i świadomie nie wystawia „werdyktu wiarygodności": to byłaby ocena, której z samych rejestrów nie da się uczciwie wydać.

Lista kontrolna przed przelewem

• •NIP podany i zgodny z nazwą firmy na fakturze lub w regulaminie.
• •Status VAT „czynny" (lub uzasadniony „zwolniony" przy małej działalności).
• •Firma istnieje w KRS albo CEIDG i nie jest zawieszona ani wykreślona.
• •Osoba podpisująca umowę figuruje w zarządzie lub ma pełnomocnictwo.
• •Rachunek do przelewu zgadza się z wykazem (przy większych kwotach).
• •Umowa lub potwierdzenie zamówienia na piśmie, przedpłata proporcjonalna do ryzyka.